cara kemudahan dan elemen-elemen untuk sediakan powerpoint

Persembahan Powerpoint Presentations
Sesebuah persembahan merupakan satu koleksi data dan maklumat yang perlu disampaikan kepada kumpulan sasaran tertentu. Sebuah persembahan powerpoint pula merupakan satu koleksi slaid elektronik yang mengandungi perkataan, gambar, grafik, jadual, bunyi dan video. Koleksi ini dapat dimainkan secara automatik atau dikawal oleh  pembentang.

Butang Microsoft Office ^{Microsoft Office Button}
Butang Microsoft Office dapat melaksanakan pelbagai fungsi yang terdapat di dalam menu File pada versi lama Ms Powerpoint. Butang ini membenarkan anda membina satu persembahan baru, membuka persembahan yang telah sedia ada, menyimpan, mencetak dan menutup persembahan tersebut.

Riben ^Ribbon
Panel yang terdapat di atas bahagian dokumen powerpoint dikenali sebagai Riben. Riben ini mengandungi 7 tab : Home, Insert, Design, Animations, Slide Show, Review and View. Setiap tab terbahagi kepada beberapa kumpulan fungsi. Kumpulan-kumpulan ini akan digunakan ketika membangunkan, merekabentuk dan mengubahsuai slaid Powerpoint.

Kebiasaannya, fungsi yang kerap digunakan akan dipaparkan pada riben. Untuk memaparkan sungsi tambahan yang jarang digunakan, klik anak panah kecil pada bawah dan kanan pada setiap kumpulan.

Berikut adalah kumpulan yang terdapat pada setiap tab :

Home:  Clipboard, Slides, Font, Paragraph, Drawing, and Editing
Insert: Tables, Illustrations, Links, Text, and Media Clips
Design: Page Setup, Themes, Background
Animations: Preview, Animations, Transition to this Slide
Slide Show:  Start Slide Show, Set Up, Monitors
Review:  Proofing, Comments, Protect
View: Presentation Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros

Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar merupakan toolbar yang mempunyai arahan yang ingin anda gunakan. Anda boleh meletakkan quick access toolbar ini pada bawah atau atas riben. Untuk menukar kedudukan quick access toolbar ini, klik pada anak panah di akhir tollbar dan, klik Show Below the Ribbon.

Anda juga dapat menambahkan item yang terdapat pada quick access toolbar ini. Klik kanan pada mana-mana item di dalam Butang Microsoft Office atau Riben dan, klik Add to Access Toolbars. Satu jalan pintas kepada item tersebut akan ditambah.

Mini Toolbar
Mini Toolbar merupakan salah satu fungsi baru di dalam Office 2007. Toolbar ini terapung dan akan dipaparkan ketika anda memilih perkataan atau klik kanan pada perkataan. Ia akan memaparkan alat untuk memformat yang biasa digunakan seperti Bold, Italics, Fonts, Font Size dan Font Color.

Navigasi ^Navigation
Navigasi pada kesemua slaid dapat dilakukan melalui menu Slide Navigation pada sebelah kiri skrin. Turut dipaparkan rangka daripada bahan yang telah dimasukkan ke dalam slaid persembahan. Untuk mencapai rangka tersebut, klik pada tab outline.

Slide Views
Persembahan dapat dipaprkan dalam pelbagai bentuk paparan. Pada tab View, kumpulan Presentation views membenarkan anda untuk memaparkan slaid secara Normal, Slide Sorter, Note Page, Slide Show, Slide Master, Handout Master dan Notes Master.

Customize PowerPoint

Powerpoint 2007 menawarkan fungsi yang mencakupi pelbagai keperluan yang mana membolehkan anda membuat slaid Powerpoint dihasilkan dengan lebih baik dan berkesan. Untuk mencapai fungsi yang boleh diubahsuai ikut keperluan itu (customizable), berikut adalah langkah yang boleh dilakukan :-

·         Klik Office Button

·         Klik Powerpoint Options termasuk gambar pada OB Menu.

Popular
Fungsi ini membenarkan anda mengubah persekitaran skrin ketika anda menggunakan Powerpoint ini dengan cara menukar pada mini toolbar, warna tema (color scheme) dan turut membenarkan anda mencapai fungsi Live Preview. Fungsi iini membenarkan anda untuk memaparkan keputusan apabila cuba mengaplikasikan rekabentuk yang dipilih sebelum sah mengaplikasikannya dalam keadaan sebenar.

Proofing
Fungsi ini membenarkan ejaan anda diperiksa dan dibetulkan. Anda boleh set auto correction settings dan boleh menggunakan fungsi untuk mengabaikan sesetengah kesalahan perkataan di dalam dokumen melalui Custom Dictionaries.

Simpan ^Save
Fungsi ini membolehkan anda menentukan bagaimana slaid presentation anda di simpan. Anda boleh menentukan berapa kerap auto save boleh diset dan di mana anda mahu menyimpan dokumen tersebut.

Advanced
Fungsi ini membenarkan anda menentukan pilihan untuk edit, salin, tampal, cetak, papar, pertunjukan slaid (slide show) dan beberapa setting umum.

Customize
Customize membenarkan anda untuk menambah fungsi pada Quick Access Toolbar. Jika terdapat tools yang kerap digunakan, anda mungkin mahu memasukkan tools tersebut ke dalam Quick Access Toolbar.

Membina PersembahanCreating a Presentation

Persembahan Baru ^{New Presentation}
Anda dapat memulakan sesuatu persembahan yang baru samada daripada satu slaid yang kosong, template, persembahan sediada atau Word Outline. Untuk membina satu persembahan daripada slaid yang kosong :

• Klik Microsoft Office Button
• Klik New
• Klik Blank Presentation

Untuk membina satu persembahan baru daripada satu template :

• Klik Microsoft Office Button
• Klik New
• Klik Installed Templates atau Browse through Microsoft Office Online Templates
• Klik template yang anda pilih

Untuk membina satu persembahan baru daripada persembahan sediada :

• Klik Microsoft Office Button
• Klik New
• Klik New from Existing
• Cari dan klik persembahan yang diinginkan

Untuk membina satu persembahan baru daripada Word outline:

• Klik slaid di mana anda mahukan outline itu bermula.
• Klik New Slide pada Home tab
• Klik Slides from Outline
• Cari dan klik dokumen Word yang mengandungi outline tersebut.

Menyimpan Persembahan ^{Save a Presentation}
Apabila anda menyimpan persembahan, anda mempunyai dua pilihan :  Save atau Save As.
Untuk menyimpan dokumen :

• Klik Microsoft Office Button
• Klik Save

Andaa mungkin memerlukan penggunaan fungsi Save As apabila anda ingin menyimpan persembahan tersebut menggunakan nama yang lain atau menyimpannya untuk versi Powerpoint yang sebelumnya. Anda perlu ingat bahawa versi terdahulu tidak boleh membuka persembahan Powerpoint 2007 melainkan anda telah menyimpannya sebagai Powerpoint 97-2003 format. Untuk menggunakan fungsi Save As :

• Klik Microsoft Office Button
• Klik Save As
• Taip nama untuk persembahan tersebut.
• Pada kotak Save as Type, pilih Excel 97-2003 Presentation

Menambah Slaid ^{Add Slides}
Terdapat pelbagai cara untuk menambahkan slaid baru ada persembahan anda : Office Themes, Duplicate Selected Slide, or Reuse Slides.
Untu membina slaid baru menggunakan Office Themes:

• Pilih slaid serta merta SEBELUM anda ingin letakkan slaid yang baru.
• Klik butang New Slide pada Home tab
• Klik pilihan s
  
  

  
  

  Untuk membina slaid yang ditiru seperti slaid sebelumnya (duplicate) :
  
  
  
  

  • Pilih slaid yang ingin ditiru(diduakan)/duplicate
  • Klik butang New Slide pada Home tab
  • Klik Duplicate Selected Slides

  
  
  
  
  
  

  Untuk membina slaid daripada persembahan yang lain :
  
  
  
  

  • Pilih slaid serta merta SEBELUM slaid baru ditempatkan.
  • Klik butang New Slide pada Home tab
  • Klik Reuse Slides
  • Klik Browse
  • Klik Browse File
  • Tentukan lokasi slaid tersebut dan klik di atas slaid tersebut dan pilih import.

  
  
  
  
  
  

  Tema ^Themes
  Tema adalah template yang telah direka dan boleh diaplikasikan pada keseluruhan persembahan di mana ianya akan menyebabkan persembahan anda sentiasa berada di dalam keadaan rekaan yang konsisten. Untuk menambah tema di dalam persembahan :

  
  

  • Klik Design tab
  • Pilih salah satu tema/themes yang telah dipaparkan atau klik butang Galleries .

  
  

  
  
  
  
  
  
  
  

  Untuk mengaplikasikan warna yang baru pada tema :

  
  

  • Klik anak panah ke bawah pada Colors
  • Pilih set warna atau klik Create New Theme Colors

  
  
  
  
  
  

  Untuk menukar latarbelakang ^{background style} pada tema : To change the background style of a theme

  
  

  • Klik butang Background Styles pada Design tab

  
  

  
  
  

  Menggunapakai kandungan slaid ^{Working with Content}

  
  

  Memasukkan Perkataan ^{Enter Text}
  Untuk memasukkan perkataan :
  
  
  
  

  • Pilih slaid yang ingin dimasukkan perkataan
  • Klik di dalam Textbox untuk menambah perkataan

  
  
  
  
  
  

  Untuk menambah kotak perkataan ^{text box}:

  
  

  • Pilih slaid yang ingin dimasukkan kotak perkataan ^{text box}
  • Pada Insert tab, klik Text Box
  • Klik  di atas slaid dan seret tetikus untuk membesarkan kotak perkataan ^{text box}
  • Taip perkataan di dalamnya.

  
  
  
  
  
  

  Memilih Perkataan ^{Select Text}
  Untuk memilih perkataan :

  
  

  • Highlight perkataan tersebut.

  
  
  
  
  
  
  

  Salin dan Tampal ^{Copy and Paste}
  Untuk menyalin dan menampal data :
  
  
  
  

  • Pilih item yang ingin disalin
  • Pada Clipboard Group di Home Tab, klik Copy
  • Pilih slaid untuk menempatkan item yang telah disalin
  • Pada Clipboard Group dalam Home Tab, klik Paste

  
  
  
  
  
  
  

  Potong dan Tampal ^{Cut and Paste}
  Untuk memotong dan menampal data :
  
  
  
  

  • Pilih item yang ingin disalin
  • Pada Clipboard Group di dalam Home Tab, klik Cut
  • Pilih lokasi atau slaid yang ingin ditempatkan item yang telah disalin
  • Pada Clipboard Group dalam Home Tab, klik Paste

  
  
  
  
  
  
  

  Undo dan Redo
  Untuk undo atau redo tindakan/langkah yang telah diambil:
  
  
  
  

  • Pada Quick Access Toolbar
  • Klik Undo atau Redo

  
  
  
  
  
  
  

  Periksa Ejaan ^{Spell Check}
  Untuk memeriksaan ejaan di dalam persembahan:

  
  

  • Klik Review tab
  • Klik butang Spelling

  
  

  
  

  Memformat perkataan Formatting Text

  
  

  Menukar Jenis dan Saiz Tulisan ^{Change Font Typeface and Size}
  Untuk menukar jenis tulisan :

  
  

  • Klik anak panah disebelah font name dan pilih jenis tulisan .
  • Anda boleh melihat bagaimana paparan sesuatu bentuk tulisan yg dipilih dengan cara menghighlight perkataan tersebut dan melakukan satu demi satu bentuk tulisan yang baru untuk melihat kesannya pada perkataan.

  
  

  
  
  
  
  

  Untuk menukar saiz tulisan ^{To change the font size}:
  
  
  
  

  • Klik anak panah disebelah saiz tulisan dan pililh saiz yang bersesuaian atau ;
  • Klik increase or decrease butang saiz tulisan.

  
  
  
  
  
  
  

  Gaya Perkataan dan Kesan ^{Font Styles and Effects}
  Gaya tulisan merupakan format yang digunakan untuk memberi penekanan atau makna kepada sesuatu perkataan. Ianya termasuklah :  Bold, Italic, and Underline.  Untuk menambah gaya tersebut ke atas perkataan:
  
  
  
  

  • Pilih perkataan dan klik Font Styles yang termasuk di dalam kumpulan Font pada Home tab atau
  • Pilih perkataan dan klik kanan tetikut di atas perkataan tersebut untuk memaparkan font tools

  
  
  
  
  
  
  

  Menukar Warna Perkataan ^{Change Text Color}
  Untuk menukar warna pada perkataan :
  
  
  
  

  • Pilih perkataan dan klik butang Colors yang termasuk di dalam Font Group pada Ribbon, atau
  • Highlight perkataan dan klik kanan tetikus di atas perkataan tersebut dan pilih warna pada tools yang dipaparkan. 
  • Pilih warna dengan cara mengklik anak panah ke bawah di sebelah butang font color.

  
  
  
  
  
  

  SeniPerkataan ^WordArt
  WordArt merupakan gaya yang boleh digunakan pada perkataan untuk mewujudkan kesan penglihatan. Untuk menggunakan Word Art:

  
  
  
  
  
  

  • Pilih perkataan
  • Klik Insert tab
  • Klik butang WordArt
  • Pilih WordArt

  
  
  
  
  
  

  Untuk mengubahsuai gaya WordArt

  
  

  • Pilih WordArt
  • Klik Format tab untuk Drawing Tools
  • Klik butang WordArt Fill, butang WordArt Outline, atau butang Text Effects

  
  

  
  

  Mengubah Kedudukan Perenggan ^{Change Paragraph Alignment}
  Untuk menukar kedudukan perenggan:

  
  

  • Klik Home Tab
  • Pilih butang yang betul untuk kedudukan perenggan pada the Paragraph Group.
  • Align Left:  perkataan didalam kedudukan margin kiri
  • Center:  Perkataan di tengah-tengah
  • Align Right:  Kedudukan perkataan di kanan margin
  • Justify:  meletakkan kedudukan perkataan betul-betul antara kiri dan kanan margin.

  
  

  
  

  Indent Perenggan ^{Indent Paragraphs}
  Langkah-langkah berikut boleh dilakukan:
  
  
  
  

  • Klik butang Indent untuk mengawal indent. 
  • Klik butang Indent beberapa kali untuk menaikkan saiz indent.

  
  
  
  
  
  
  

  Arah Perkataan ^{Text Direction}
  Untuk menukar arah perkataan :
  
  
  
  

  • Pilih perkataan
  • Klik butangText Direction pada Home tab
  • Klik pilihan tersebut

  
  
  
  
  
  
  

  Menambah Kandungan Slaid ^{Adding Content}

  
  

  Menukar Saiz Kotak Perkataan ^{Resize a Textbox}
  Untuk menukar saiz kotak perkataan ^textbox:

  
  

  • Klik pada kotak perkataan ^textbox
  • Klik pada bucu kotak dan seret tetikus ke saiz yang dikehendaki.

  
  

  
  

  Senarai Pernomboran dan Butang ^{Bulleted and Numbered Lists}

  
  

  Untuk menambah senarai ke dalam perkataan sedia ada :
  
  
  
  

  • Pilih perkataan yang ingin dijadikan senarai
  • Klik  butang Bulleted or Numbered Lists

  
  
  
  
  
  

  Untuk membina senarai baru :

  
  

  • Letakkan tetikus di tempat yang ingin di masukkan list dalam dokumen
  • Klik butang Bulleted or Numbered Lists
  •  Mula menaip

  
  
  

  Senarai Bersarang ^{Nested Lists}
  Searai bersarang terdiri daripada beberapa tahap indent perkataan. Untuk membina senarai bersarang :
  
  
  
  

  • Bina senarai berdasarkan arahan yang diberikan di atas.
  • Klik butang Increase or Decrease Indent

  
  
  
  
  
  
  

  Mengformat Senarai ^{Formatting Lists}
  Imej butang dan format pernomboran boleh ditukar menggunakan Bullets or Numbering kotak dialog.

  
  

  • Pilih keseluruhan senarai untuk menukarkan semua butang atau pernomboran, atau
    Letakkan tetikus di atas satu barisan di dalam senarai tersebut untuk menukarkan satu butang sahaja.
  • Klik anak panah disebelah butang atau pernomboran dan pilih gaya yang dikehendaki.

  
  

  
  

  Menambah Video ^{Adding Video}
  Klip video boleh ditambah ke dalam persembahan. Untuk menambah klip video :

  
  

  • Klik butang Movie pada Insert tab
  • Pilih Movie from File atau Movie from Clip Organizer

  
  

  
  

  Untuk mengubahsuai pilihan pada video :

  
  

  • Klik ikon movie
  • Klik Format tab

  
  

  
  
  

  Menambah Audio ^{Adding Audio}
  Klip audio boleh ditambah ke dalam persembahan. Untuk memasukkan klip audio :

  
  

  • Klik butang Audio pada Insert tab
  • Pilih Sound from File, Sound from Clip Organizer, Play CD Audio Track, atau Record Sound

  
  

  
  

  Untuk mengubahsuai pilihan pada audio :

  
  

  • Klik  ikon audio
  • Klik Format tab

  
  
  

  Grafik ^Graphics

  
  

  Menambah Gambar ^{Adding Picture}
  Untuk menambah gambar:

  
  

  • Klik Insert Tab
  • Klik butang Picture
  • Cari gambar daripada mana-mana sumber
  • Klik name gambar
  • Klik insert
  • Untuk mengubah kedudukan grafik, klik gambar tersebut dan seret ke lokasi yang diinginkan.

  
  

  
  

  Manambahkan Clip Art ^{Adding Clip Art}
  Untuk menambah Clip Art :

  
  

  • Klik Insert Tab
  • Klik butang Clip Art
  • Cari clip art menggunakan carian Clip Art kotak dialog

  
  

  • Klik clip art
  • Untuk mengubah kedudukan grafik, klik gambar tersebut dan seret ke lokasi yang diinginkan.

  
  
  

  
  

  Mengubahsuai Gambar dan Clip Art ^{Editing Pictures and Clip Art}
  Apabila anda menambahkan grafik di dalam persembahan,terdapat tab tambahan akan wujud di Riben. Melalui Format Tab ,anda boleh memformat gambar dan grafik. Tab ini mengandungi empat kumpulan :

  
  

  Adjust:  Mengawal kecerahan,warna dan kontra gambar.
  Picture Style:  Membolehkan anda menukar bingkai atau sempadan gambar serta menambahkan kesan ^effects.
  Arrange:  Mengawal kedudukan dan pusingan gambar
  Size:  Memotong dan saiz grafik

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  Menambah Bentuk ^{Adding a Shape}
  Untuk menambah bentuk :

  
  

  • Klik Insert Tab
  • Klik butang Shapes
  • Klik  bentuk yang anda pilih

  
  

  
  
  
  
  
  

  • Klik Slide
  • Seret tetikus untuk besarkan bentuk

  
  
  
  
  
  

  Untuk memformat bentuk :

  
  

  • Klik Shape
  • Klik Format tab

  
  

  
  

  Menambah SmartArt ^{Adding SmartArt}
  SmartArt merupaka fungsi yang terdapat di dalam Office 2007 yang membolehkan anda memilih daripada pelbagai grafik termasuk carta alir, senarai, putaran dan proses. Untuk menambah SmartArt :

  
  

  • Klik Insert Tab
  • Klik butang SmartArt
  • Klik SmartArt yang anda pilih

  
  

  
  

  • Klik SmartArt
  • Seret ke lokasi yang ddikehendaki di dalam slaid.

  
  

  Untuk memformat SmartArt :

  
  

  • Klik SmartArt
  • Klik samada Design atau Format tab
  • Klik SmartArt untuk menambah gambar seterusnya.

  
  

  
  

  Menambah Album Foto ^{Adding a Photo Album}
  Fungsi ini membolehkan anda membina sebuah album foto dengan mudah untuk berkongs gambar. Untuk membina album foto :

  
  

  • Klik butang Photo Album pada Insert tab
  • Klik New Photo Album
  • Klik File/Disk untuk menambah gambar di dalam foto album
  • Mengubah susunan gambar ke atas atau ke bawah dengan cara mengklik anak panah ke atas/bawah

  
  

  
  
  
  
  
  
  
  

  Jadual ^Tables

  
  

  Jadual digunakan untuk memaparkan data di dalam format jadual. 

  
  

  Membina Jadual ^{Create a Table}
  Untuk membina sebuah jadual :
  
  
  
  

  • Letakkan tetikus pada slaid yang hendak dimasukkan jadual baru.
  • Klik Insert Tab pada Ribbon
  • Klik butang Tables pada Tables Group.  Anda boleh membina jadual melalui salah satu daripada empat cara berikut :
  • Highlight bilangan lajur dan baris
  • Klik Insert Table dan masukkan bilangan baris dan lajur
  • Klik Draw Table,bina jadual dengan caramengklik dan memasukkan lajur dan baris.
  • Klik Excel Spreadsheet dan masukkan data

  
  
  
  
  Masukkan Data ke dalam Jadual ^{Enter Data in a Table}
  Masukkan tetikus ke dalam sel yang ingin dimasukkan data dan maklumat. Mulakan menaip.
  Mengubahsuai Struktur dan Format Jadual
  Untuk mengubahsuai struktur jadual :
  • Klik  jadual dan perhatikan, anda akan dapat melihat dua tab baru pada Ribbon :   Design and Layout. Keduadua tab maru ini merujuk kepada rekaan dan layout jadual.
  Pada Design Tab, anda boleh memilih:
  • Table Style Options
  • Table Styles
  • Draw Borders
  slaid yan
  
  

  
  

  Untuk memformat jadual, Klik  jadual dan klik Layout Tab pada Ribbon.  Layout tab ini membolehkan anda untuk :

  
  

  • Memaparkan View Gridlines and Properties (daripada Table Group)
  • Insert Rows dan Columns (daripada Rows & Columns Group)
  • Hapus ^Delete jadual, Rows dan/atau Columns (daripada the Rows & Columns Group)
  • Gabung ^Merge atau Pisahkan ^Split Sel (daripada the Merge Group)
  • Menambah atau mengurangkan saiz sel (Cell Size Group)
  • Kedudukan Perkataan ^{Align text} di dalam sel dan menukar arah perkataan (Alignment Group)

  
  

  
  

  Memasukkan Jadual daripada Word atau Excel.
  
  
  
  

  • Membuka dokumen Work atau helaian Excel.
  • Pilih carta
  • Klik Copy pada Home tab
  • Buka/Pergi ke dokumen PowerPoint yang ingin dmasukkan carta tadi.
  • Klik Paste pada Home tab

  
  
  
  
  
  
  

  Carta ^Charts

  
  

  Carta membolehkan anda memaparkan maklumat yang terdapat di dalam helaian kerja di dalam format grafik. PowerPoint menawarkan pelbagai jenis carta termasuk : Lajur, Garisan, Pai, Bar, Kawasan, Taburan dan banyak lagi. Untuk melihat kesemua carta yang ada, klik Insert Tab pada Ribbon.

  
  

  
  

  Membina Carta
  Untuk membina carta:

  
  

  • Klik Insert tab pada ribbon
  • Klik jenis carta yang ingin dibina
  • Masukkan Data dan Labels

  
  

  
  

  Mengubahsuai Data Carta ^{Edit Chart Data}
  To edit chart data:

  
  

  • Klik  di atas carta
  • Klik Edit Data pada Design tab
  • Ubahsuai data di dalam helaian data

  
  

  
  

  Mengubahsuai Carta ^{Modify a Chart}
  Selepas siap membina sebuah carta , anda dapat melakukan beberapa perkara untuk mengubahsuai carta tersebut.  
  
  
  
  

  Untuk mengubah lokasi carta :

  
  

  • Klikcarta tersebut dan seret ke lokasi yang dikehendaki di dalam slaid tersebut, atau
  • Salin ^Copy carta tersebut ke slaid yang lain.
  • Pilih lokasi yang dikehendaki dan klik Paste

  
  
  
  
  
  

  Untuk mengubahsuai saiz carta :

  
  

  • Klik carta tersebut
  • Klik pada mana-mana bucu dan seret ke saiz yang dikehendaki.